Кейс «АНГЕЛ ПРЯЧЕТСЯ В ДЕТАЛЯХ ИЛИ КАК ПРОВЕСТИ OPEN SPACE на 130 человек!»

Ключевые моменты запроса на сессию:

Компания-заказчик — российский производитель фармпрепаратов. Успешно конкурирует по многим позициям с иностранными компаниями.

У компании есть возможности и амбиции за ближайшие пять лет в существенно нарастить обороты. Понятно, что реализация таких целей требует выработки и реализации новых решений на всех уровнях компании.

В рамках ежегодной корпоративной конференции, руководители одного из департаментов продаж решили провести «мозговой штурм» среди медицинских представителей, чтобы получить идеи о том, какие изменения, с их точки зрения,  необходимо реализовать, чтобы они могли внести максимальный вклад в реализацию намеченных планов.

Непосредственными заказчиками сессии стали руководители по продажам, по маркетингу и руководитель службы персонала.

Количество участников — 130 человек.

В итоге я предложила провести обсуждение в формате Open Space, который должен был пройти с 16.00 1-го дня до 17.00 2-го дня.

Не буду утомлять развернутым планом всей рабочей встречи, хочу остановиться на самом интересном – на некоторых вызовах и находках этого Open Space.

Вызов первый

Заказчики не были знакомы с форматом Open Space и не могли представить как можно получить «правильные» вопросы для обсуждения, если участники будут поднимать вопросы «здесь и сейчас».

По сути, заказчиков волновал контроль за содержанием повестки.

Главное противоречие – как дать участникам инициативу поднять актуальные для них вопросы, а руководителям оставить контроль за результатом – в повестке должны быть «правильные» вопросы.

Решение:

Во время подготовки к сессии показала заказчикам точки контроля для гарантированного получения «правильных» вопросов.

Во-первых, это четко очерченная тема Open Space, которую руководители должны донести до участников. Подчеркнула, что если сделать это невнятно, то вопросы участников, действительно, могут выйти за границы темы обсуждения.

Во-вторых, помогла руководителям определить аспекты, которые, с их точки зрения, которые в первую очередь поиске решений и четко обозначить их в презентации руководителей.

Таким образом, руководители обозначали суть и рамку темы обсуждения, а сотрудники наполняли повестку своими вопросами внутри этих рамок.

Вызов второй

Заказчики опасались, что участники, незнакомые с фасилитированным форматом обсуждения, не будут заявлять вопросы для обсуждения.

Решение:

Предложила заказчикам сформулировать важные для них вопросы и самим заявить первые 3-4 вопроса.

Объяснила, что участники получат образец заявления вопроса и эти первые 4 вопроса послужат «спусковым крючком» для формирования повестки.

Руководители скорректировали на свою реальность мое предложение: предложили подготовить 3-4 участников, с которыми они заранее обсудят актуальные вопросы и те заявят их первыми.

Таким образом, руководители получили ощущения контроля процесса (формирование повестки через заявление вопросов участниками) для получения гарантированного результата («правильная» повестка обсуждения).

Примечательно, я не стала убеждать заказчиков в том, что в самой технологии заложена возможность сделать процесс управляемым, а результат гарантированным.

Несмотря на то, что они доверяли моей экспертизе фасилитатора, сами заказчики тоже ни разу не работали в Open Space, для них это была terra incognita, а в ситуации неопределенности все люди чувствуют себя неуютно.

Поэтому я просто дала им возможность контроля за процессом для получения нужного им результата.

Кстати, эта мера предосторожности не понадобилась – участники очень активно заявляли вопросы. А один из «заготовленных» ведущих  не успел заявить свой вопрос, поскольку его опередил «непросвященный» участник J

А теперь про самое интересное.

Находки или решения, которые родились непосредственно на мероприятии

В процессе подготовки, вместе с заказчиком мы определили, что у нас будет 3 сессии обсуждения, в каждой из которых будет по 10 вопросов.

Таким образом за 3 сессии 130 человек могли заявить 30 вопросов и работать в группах в среднем по 13 человек.

Это, кстати, хорошее соотношение количества участников и количества вопросов на обсуждение.

Во время формирования повестки, участники заявили 25 вопросов, причем в первой и во второй сессии было заявлено по 10 вопросов, а в третью только 5 вопросов.

Несмотря на то, что 5 вопросов в сессию обсуждения – это мало для группы в 130 человек, я оставила все как есть, сказав, что у нас будет возможность дополнить повестку обсуждения 3-й сессий (забегая вперед, скажу, что так оно и случилось – в 3-й сессии было 8 понятных и актуальных вопросов).

Начался Open Space строго по технологии:

  • Руководители озвучили и разъяснили суть темы для обсуждения, а я рассказала суть формата
  • Участники подняли в рамках этой темы горячие вопросы
  • Участники наработали решения по этим горячим вопросам и проголосовали за самые лучшие из них

После 1-й сессии, а закончилась она в конце дня, я и мои заказчики остались и обошли все вопросы, которые участники проработали в 1-й сессии обсуждения и вместе сделали 3 вещи:

  1. Прочитали с флип-чартов идеи по всем 10-ти вопросам обсуждения,
  2. Проанализировали приоритеты, которые участники выделили в каждом вопросе (голосовали в парах за решения, которые лучше всего отвечают заданным критериям)
  3. Выделили те идеи, которые руководители рекомендуют обязательно включить в проекты, которые будут реализованы по результатам этой сессии.

На следующий день работа началась с того, что руководители дали обратную связь по результатам 1-й сессии.

После этого, на новом качестве понимания сути темы обсуждения, участники скорректировали повестку 2-й и 3-й сессии.

После 2-й сессии мы сделали перерыв на кофе-брейк и за это время, руководители опять проработали результаты 2-й сессии и, перед началом 3-й сессии, опять дали обратную связь участникам.

Главная находка:

Как-то естественно получилось, что во время сессии участники делали свою работу — нарабатывали идеи по «горячим вопросам», которые сами и подняли, после завершения сессии, а во время перерыва, руководители делали свою работу – знакомились с сутью наработанных идей и приоритетами, которые расставили все участники и выделяли те идеи, в которых руководители и участники совпали – и те, и другие считали, что их обязательно нужно реализовать.

От сессии к сессии нарастала синхронность в этом взаимодействии, увеличивалась скорость и появлялось все больше легкости в работе группы!

Почему я считаю это важной находкой?

  1. Произошла простая и естественная синхронизация работы группы участников (130 человек) и группы руководителей (4 человека), которая вела к ускорению продвижения группы и одновременному наращиванию качества результатов встречи.
  2. Все участники (130 человек) своевременно получали обратную связь от руководителей по результатам обсуждения вопросов сессии и узнавали суть наработок всех групп. Таким образом формировали общее понимание сути наработанных решений, что критично важно для составления плана действий.
  3. Участники вместе с руководителями актуализировали вопросы повестки перед каждой сессией обсуждения, снимая вопросы, потерявшие актуальность, добавляя вопросы, которые необходимо обсудить и включить в Планы действий.

В этой рабочей встрече было еще много деталей, в которых спрятался не дьявол, а ангел:). Технология Open Space наполнилась реалиями, которые принесли в нее руководители-заказчики, участники и синхронная работа тех и других позволила получить продуктивный процесс и конкретные и в то же время впечатляющие результаты.

Если у Вас возникли вопросы по этому кейсу, пишите, я отвечу на них в нашей группе на FB “Школа фасилитации Марины Курдовой”.

 

Марина Курдова,

Эксперт в области фасилитации

Яндекс.Метрика